5 ting der ofte glemmes i tilbud

Du laver tilbud hurtigt fordi tilbud er mertid, ikke faktureret tid. Hver halv time du bruger på et tilbud er en halv time der ikke betales hvis kunden ikke siger ja. Det presser dig til at gøre det hurtigt, og det presser dig til at glemme ting. Tilbuddet er accepteret, du går i gang, og halvvejs igennem opdager du at du har glemt at regne med transport, deponi eller den ene halve dag det tager at flytte alt ud af garagen før du kan starte.

Her er fem poster der konstant glemmes i tilbud, og hvad du kan gøre for at fange dem hver gang.

Indhold

1. Transport, kørsel og logistik
2. Bortskaffelse og affaldshåndtering
3. Forberedelse og oprydning
4. Buffer til uforudsete forhold
5. Administrativ tid og opfølgning

• Sådan får du dem med hver gang
• FAQ

1. Transport, kørsel og logistik

Det åbenlyse, men ofte oversete. Dit hjemsted er ikke det samme som arbejdsstedet. Tiden i bilen er ikke produktiv håndværkstid, og benzin koster penge. Hvis opgaven kræver materialer fra et byggemarked og to ture mellem hjemmet og pladsen om dagen, lægger det timer på regningen.

Hvad du skal beregne

• Kørselstid til og fra pladsen. Hvis pladsen ligger 30 minutter væk, er det en time per arbejdsdag du ikke er på pladsen.
• Indkøbsture. Hver ekstratur til byggemarkedet er typisk 45 til 90 minutter inkl. ind- og udlæsning.
• Brændstof og slid på bilen. Statens kilometertakst (eller den interne du har sat) er en realistisk omkostning, ikke en luksus.

Sådan får du det med

På fastpriser indregner du transporten i prisen, ikke som en separat linje. På timepriser kan du fakturere kørsel som separat linje med en specifik kilometertakst og inkluderet kørselstid pr besøg.

Mange håndværkere har en standardtakst de altid tilføjer. "Transporttillæg, 250 kr". Det virker for korte opgaver, men på en stor entreprise med 10 dage på pladsen er 250 kr ikke i nærheden af de reelle omkostninger.

2. Bortskaffelse og affaldshåndtering

Den sorte sæk fyldt med revet gips er ikke gratis at smide ud. Genbrugspladsen er ofte billig eller gratis for små mængder, men deponi for større volumen, særligt med specialaffald som asbest, kemikalier eller gips, koster penge og tid.

Hvad du skal beregne

• Volumen i kubikmeter. Estimer hvor meget materiale der skal bortskaffes. Hvis du laver fuld nedrivning af et badeværelse, er det ofte 5 til 10 kubikmeter.
• Containerleje. En 6-kubikmeter container koster typisk 1.500 til 3.000 kr afhængigt af region og leverandør. Større containere skalerer.
• Tipgebyrer på pladsen. Genbrugspladser har ofte gratis aflevering for små mængder, men opkræver per ton over en grænse.
• Specialaffald. Asbest, kemikalier, lakerede materialer og lignende skal til godkendt deponi og koster mere.

Sådan får du det med

På større opgaver: en separat linje for "Container og bortskaffelse" med konkret beløb. Det er gennemsigtigt over for kunden og let at justere hvis volumen viser sig at være anderledes end forventet.

På mindre opgaver: indregn det i materialeprisen eller som "diverse omkostninger".

For asbestopgaver: aldrig glem det. Asbest-bortskaffelse er typisk en betydelig post, og at glemme den er en alvorlig kalkulationsfejl.

3. Forberedelse og oprydning

Den tid det tager før du faktisk kan begynde, og den tid der går til at rydde op før du kan gå hjem. Det er sjældent indregnet i tilbud, men kan let være en time eller to per arbejdsdag.

Hvad du skal beregne

• Forberedelse på pladsen. Bære værktøj ind, dække møbler, sætte dampspær på, dække gulve. På en ny plads er det let 30 til 60 minutter første dag.
• Daglig opstart. På større opgaver bruger du de første 15 til 30 minutter hver dag på at få ting på plads og folk i gang.
• Daglig oprydning. Mindst 15 til 30 minutter hver eftermiddag på at samle værktøj, fjerne stort affald, gøre pladsen sikker.
• Slutoprydning ved aflevering. En halv til en hel dag på at få stedet i den stand kunden forventer at få det tilbage.

Sådan får du det med

På timepriser logger du det som almindelige timer. Det er en del af opgaven.

På fastpriser indregner du det i tidsestimatet. En typisk regel er at lægge 15 til 20 procent oven i den rene "håndværkertid" for at dække forberedelse, oprydning og overgangsmomenter.

På store opgaver er en separat linje "Slutoprydning" eller "Aflevering og finish" værd at have synlig så kunden forstår hvad det dækker.

4. Buffer til uforudsete forhold

Det er det sværeste at få med, fordi du på papiret tager højere pris end "nødvendigt". Men på 80 procent af opgaver dukker der noget uventet op, og hvis du ikke har en buffer, betaler du selv.

Typiske ekstraomkostninger

• Skjulte skader. Når du tager et gulv af, finder du råd i bjælkerne. Når du fjerner gipsen, ser du dårlig isolering der skal udskiftes.
• Adgangsforhold. Du finder ud af at den ene væg ikke kan komme til uden at flytte kundens reol først.
• Materialeforhøjelser. Mellem tilbud og opstart stiger en materialepris pludseligt 15 procent.
• Ændringer i kundens ønsker. Pludseligt vil de have en ekstra stikkontakt eller en anden farve.

Sådan får du det med

På større opgaver: en realistisk buffer på 10 til 15 procent oven i estimatet for det forventede arbejde. Det skal IKKE være en synlig "buffer-linje" på tilbuddet. Det skal være indlejret i de individuelle linjepriser.

På mindre opgaver: en eksplicit linje "Diverse, mindre justeringer i opgaven".

På opgaver med kendte risici (gammelt hus, ikke-inspiceret pladser): vær specifik. "Tilbuddet forudsætter at konstruktionen er sund. Ved fund af råd eller andre skjulte forhold tillægges efter aftale."

Hvis bufferen ikke bruges, har du en mere komfortabel margin. Hvis den bruges, er du dækket. Du skal aldrig være i situationen hvor en lille uventet ting æder hele din fortjeneste.

5. Administrativ tid og opfølgning

Det usynlige arbejde. Tilbuddet selv. Bestillinger. Telefonopkald med kunden. Det interne lille møde med svenden om hvad der står for tur. Fakturering. Opfølgning på betaling. Det summerer let op til en hel arbejdsdag per uge på en større opgave.

Hvad du skal beregne

• Tilbudsskrivning og forhandling. Hvis du skriver et stort tilbud over 4 timer og vinder hvert tredje, er omkostningen pr vundet opgave 12 timer der skal dækkes.
• Materialebestilling og koordinering. På større opgaver er det 1 til 3 timer per uge bare i logistik.
• Kundekommunikation. Telefonopkald, mails, små mødemødestykker undervejs. Tilsammen 1 til 2 timer per uge på en aktiv plads.
• Fakturering og opfølgning. En halv til en hel time pr faktura når du tæller skrivning, sending, opfølgning, og posteringer i bogføringen.

Sådan får du det med

Du kan ikke fakturere "administrativ tid" som separat linje. Kunden køber ikke det. I stedet skal det være indlejret i din timepris.

Hvis din rene faglige timepris er 400 kr, men du bruger 25 procent af din tid på administrativ overhead, så er din effektive timepris kun 300 kr. For at lande på 400 kr i nettoindkomst pr time skal din fakturapris være højere, eksempelvis 500 kr.

Mange håndværkere underprissætter fordi de glemmer at indregne overheadet. Et CRM som Byggers' tidsregistrering lader dig kategorisere timer (Projektarbejde, Administration, Indkøb) så du efter et halvt år har konkrete tal på din ratio. Hvis 25 procent er administration, ved du nu hvad du skal fakturere for at dække det.

Sådan får du dem med hver gang

Brug en checkliste

Hver gang du laver et tilbud, gå listen igennem:

1. Transport indregnet?
2. Bortskaffelse indregnet?
3. Forberedelse og oprydning indregnet?
4. Buffer til uforudset?
5. Overhead i timeprisen?

Det tager 2 minutter og fanger 90 procent af de typiske fejl.

Brug en tilbudsskabelon

I Byggers' tilbudsmodul kan du oprette en standardskabelon med faste linjer (transport, container, slutoprydning, mv) der ALTID er på tilbuddet. Du sletter dem hvis de ikke er relevante for den konkrete opgave, men de står som standard som påmindelse om at tjekke dem.

Lav en post-mortem på tilbud

Efter hver afsluttet opgave: var den rentabel? Hvis ikke, hvad blev glemt? Hvor afveg virkeligheden fra estimatet? Læg det data oven i den næste tilbudsproces.

FAQ

Hvor lang tid skal jeg bruge på et tilbud?

Afhængigt af opgaven, men typisk 30 til 90 minutter for normale opgaver, og op til en halv dag for store entrepriser. Hvis du bruger mere end det, er du ofte ved at over-perfektionere noget der bare kommer tilbage som modspørgsmål alligevel.

Kan jeg lave fastpris uden buffer?

Du kan, men det er en gambling. På opgaver med klare forudsætninger og kort varighed (få timer til en dag) er det acceptabelt. På større opgaver er det en hurtig vej til at miste fortjeneste på den første overraskelse.

Hvor stor skal bufferen være?

10 til 15 procent på almindelige opgaver. 20 til 25 procent på opgaver med kendte risici (ældre bygninger, ikke-inspiceret pladser). 5 til 10 procent på meget velkendte opgavetyper hvor du har erfaring med præcise estimater.

Hvad gør jeg hvis kunden klager over prisen?

Vis dem hvad der er inkluderet. En tilbud der specificerer transport, container, oprydning og buffer ER højere end et der ikke gør, men det er også mere ærligt. Den lave pris fra konkurrenten kommer typisk tilbage som tillægsfakturaer undervejs.

Skal jeg fortælle om bufferen?

Som synlig linje er det en dårlig ide. Som indlejret i de øvrige priser er det normalt og forventet. Hvis kunden direkte spørger om hvordan du har regnet, så vær ærlig om at der er en realistisk margin til de typiske uforudsete forhold.