10 tips til hurtigere materialebestilling

Det er den ene del af håndværket der ikke bliver omtalt i salgsbrochurer. Den daglige tur til byggemarkedet for materialer du skulle have haft med dig fra starten. Den halv dag spildt fordi en leverance ikke kom. Den times kø ved kassen lørdag formiddag fordi det var den eneste tid du kunne komme.

Materialebestilling er en af de største tidsudgifter for håndværkere, og det er også en af de letteste at få ned. Her er ti konkrete tips der virker for soloer og hold med op til 10 mand.

Indhold

1. Bestil dagen før
2. Brug fast leverandør med konto
3. Få det leveret direkte til pladsen
4. Stack ordrene
5. Bestil til buffer, ikke til mangel
6. Få materialeliste fra tilbuddet
7. Aftal afhentning uden for spidsbelastning
8. Brug en fast indkøbsdisciplin
9. Sørg for at fakturaerne matcher
10. Mål dit eget tidsforbrug

• FAQ

1. Bestil dagen før

Den simpleste regel der gør størst forskel. Når du forlader pladsen om aftenen eller starter morgenen før kaffen, så har du listen i hånden over hvad næste dag kræver. Send bestillingen til byggemarkedet eller leverandøren samme aften, og du har varerne klar når du møder.

Det betyder ingen ad-hoc-ture i timerne. Det betyder at du møder klar til at arbejde, og at du ikke spilder den dyre faglærte tid med at hente skruer. Det betyder også at du har overblik over hvad opgaven faktisk kræver, hvilket forbedrer dine fremtidige tilbud.

Konkret rutine: hver aften 10 minutter med næste dags materialeliste. Send den. Færdig.

2. Brug fast leverandør med konto

Sprøjt-bestille rundt mellem de billigste tilbud lyder fornuftigt, men koster mere tid end det sparer i materialeomkostninger. En fast leverandør med kreditkonto giver:

• Erhvervsrabat på listepriser, ofte 15 til 30 procent
• Færre transaktioner. En månedlig faktura i stedet for en kvittering pr besøg
• Bestillingshistorik der gør det nemt at gentage sidste gangs liste
• Fleksibilitet med levering, returvarer og lavprisaftaler der kun fås for kontokunder

Du kan godt have to faste leverandører, en hovedleverandør og en sekundær for specifikke produkter. Men flere end to spreder fordelene tyndt.

3. Få det leveret direkte til pladsen

Hver tur du selv kører til byggemarkedet er en tur du betaler med din arbejdstid. Hvis du tjener 400 kr i timen og bruger en time på en tur, har du betalt 400 kr for at hente noget der måske kostede 200 kr. Det er ikke en god regnestykke.

De fleste byggemarkeder leverer gratis eller mod et lille gebyr ved bestilling over en bestemt grænse. Hvis du planlægger ordrerne så de når over grænsen, leverer de direkte til pladsen om morgenen. Du møder, og materialerne er der.

For større projekter kan du aftale fast morgenleverance hver dag eller hver anden dag i en periode. Det er en effektiv måde at holde lager på pladsen uden at investere i lagerplads.

4. Stack ordrene

I stedet for at bestille til hver enkelt opgave separat, så stack ordrene. Hvis du har tre opgaver i den kommende uge der alle skal bruge skruer, plader og malerudstyr, så bestil det samlet og fordel ud til pladserne.

Fordele:

• Færre transaktioner og fakturaer
• Større ordrer kvalificerer ofte til gratis levering
• Erhvervsrabat på volumen
• Du fanger tit et lille restbeløb der kan dække småprodukter du ellers ville glemme

Det kræver lidt mere planlægning, men det er ikke meget. Og det skaler. Jo flere opgaver kører parallelt, jo større er gevinsten ved at samle indkøbet.

5. Bestil til buffer, ikke til mangel

Den klassiske fejl er at bestille akkurat det, opgaven kræver. Det føles økonomisk, men i praksis ender du med at bestille tre gange i stedet for én.

Bestil 10 til 15 procent over hvad du regner med opgaven kræver. Det er bufferen til:

• Spild og fejl undervejs
• Den ekstra dag opgaven tog
• En lille tilbygning kunden kommer med midt i opgaven
• Næste opgave hvor du kan bruge resterne

Hvis bufferen ikke bruges, har du materialer på lager til næste lignende opgave. Det er ikke en omkostning, det er en investering.

6. Få materialeliste fra tilbuddet

Hvis du laver tilbud ordentligt, har du allerede beregnet materialeforbruget. Brug den liste når du bestiller. Det betyder:

• Du kan kopiere fra tilbuddet til bestillingen direkte
• Du tjekker mens du bestiller om dit estimat var realistisk
• Du har dokumentation hvis kunden senere protesterer over forbruget

Et CRM med ordentlig integration mellem tilbud, projekt og lager gør det nemt. Byggers' projektmodul lader dig tage materialelinjer fra et accepteret tilbud direkte ind i projektet, så du kan tilrette mængderne hvis det viser sig at virkeligheden er anderledes end estimatet.

7. Aftal afhentning uden for spidsbelastning

Hvis du selv skal hente, så sigt mod tidspunkter med kort kø. Mandag morgen, fredag eftermiddag og lørdag er ofte propfyldt. Tirsdag eftermiddag, onsdag formiddag, torsdag er typisk roligere.

For mange faste leverandører kan du også aftale at have varerne klar til afhentning ved en bestemt tid. Det betyder at du kører forbi, henter og kører videre uden ventetid.

Hvis du bestiller online for selv-afhentning, så vælg en afhentningsslot der passer din kalender, ikke én tilfældig.

8. Brug en fast indkøbsdisciplin

Hold opgaven og indkøbet adskilt. Hvis hver håndværker på holdet kan ringe til byggemarkedet på egen hånd, mister du overblikket og du betaler for materialer flere gange end nødvendigt.

En fast disciplin kan være:

• Én person på holdet styrer indkøb. Det er typisk dig som mester eller en formand.
• Hver opgave har en bestillingsperson. På større projekter kan det være en projektleder.
• Småartikler i bilen står for sig. Skruer, søm, lim, mastik og lignende har en fast minimum-beholdning som vedligeholdes uafhængigt af enkelte opgaver.

Det fjerner risikoen for at fem personer hver bestiller den samme tube fugemasse fordi de ikke vidste at de andre havde gjort det.

9. Sørg for at fakturaerne matcher

En tit overset omkostning er fejl i fakturering fra leverandøren. Forkerte mængder, forkerte priser, regning på materialer der blev returneret. Det sker oftere end de fleste tror.

Tjek fakturaen mod din bestilling og leverancesedlen. Tag stikprøver, eller tjek alt hvis du kan. På en månedlig faktura med 100.000 kr i materialer kan en fejl på 2 til 5 procent være 2.000 til 5.000 kr du betaler uden grund.

Mange CRM- og bogføringssystemer kan importere leverandørfakturaen som en bilag og lade dig holde det op mod den oprindelige bestilling. Det gør stikprøvekontrollen nem.

10. Mål dit eget tidsforbrug

Hvad bruger du faktisk på materialebestilling om ugen? Tæl en uge. Antal ture, antal minutter pr tur, antal opkald, antal mails. Læg det sammen.

For mange håndværkere ligger det mellem 5 og 15 timer om ugen. Det er en stor del af en arbejdsuge. Hvis du kan halvere det med de tips ovenfor, frigør du 2 til 7 timer der kan bruges på faktureret arbejde i stedet.

I Byggers' tidsregistrering kan du logge timer som "Administration" eller "Indkøb" som separat kategori. Efter et par uger har du en konkret figur på hvad det reelt koster dig, og du kan måle om dine ændringer faktisk gør forskel.

FAQ

Hvilken leverandør er bedst i Danmark?

Det afhænger af fag og region. STARK, Bygma, Davidsen, Silvan og Bauhaus er de største generalister. For specialprodukter er der ofte fagspecifikke leverandører. Sammenlign på pris, leveringskapacitet i din region, og kontofordele. Bed om et tilbud før du beslutter.

Hvor stor er erhvervsrabatten typisk?

15 til 30 procent på listepriser, men det varierer meget efter produkttype, volumen og din relation til leverandøren. Spørg specifikt på de produkter du køber mest af.

Skal jeg have lager?

For en solo-håndværker er bilen og et lille værksted typisk nok. For et hold kan en mindre lagerhal med fast minimum-beholdning af dag-til-dag-materialer give mening. Beslutningen handler om hvor meget du sparer i transport og fejl-bestillinger versus omkostningen til lagerplads.

Hvad gør jeg hvis en leverance ikke kommer?

Ring straks til leverandøren. Få en konkret tidshorisont. Hvis det er kritisk, så afgør om du kan arbejde videre uden eller om dagen er tabt. Tab på leverancesvigt kan i visse tilfælde reklameres tilbage til leverandøren, særligt hvis du har en aftale om punktlig leverance.

Kan jeg returnere ubrugte materialer?

De fleste store leverandører tager ubrugte materialer retur inden for en periode hvis de er i original emballage. Specialvarer er typisk ikke returnerbare. Spørg ved bestilling, eller læs vilkårene grundigt.